Verfahrensdokumentation – was ist das eigentlich?

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Eine Betriebsprüfung kann für Unternehmen unangenehm werden, insbesondere bei Verwerfung der Buchführung und daraus resultierende Hinzuschätzungen. In vielen Fällen können Hinzuschätzungen zu zusätzlichen Steuerforderungen führen. Um sich auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten und unnötige Risiken zu vermeiden, ist es wichtig, eine gute Verfahrensdokumentation vorlegen zu können.

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Verfahrensdokumentation – was ist das eigentlich?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt alle organisatorischen und technischen Abläufe und Prozesse eines Unternehmens. Sie hilft, den Überblick zu behalten über alle digitalen und steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen und muss in schriftlicher Form dargestellt werden.  

Alle Vorgehensweisen, Systeme und Programme in Bezug auf Ihre buchhalterischen Prozesse müssen im Einzelnen dargestellt werden. Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation kann auch Betriebsprüfer*innen helfen, schneller und einfacher die relevanten Unterlagen zu finden und sich ein Bild von den betrieblichen Abläufen zu machen. Sie dient den Betriebsprüfer*innen quasi als Handbuch zum Unternehmen. Eine gut strukturierte und detaillierte Dokumentation trägt dazu bei, dass auch mögliche Fehlerquellen und Schwachstellen identifiziert und beseitigt werden können.

Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?

Jedes steuerpflichtige Unternehmen - egal ob Groß- oder Kleinunternehmen oder Freiberufler*innen und Selbstständige – ist zur Einhaltung der GoBD und somit zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet.

Warum wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?

Vor allem aufgrund der Einhaltung der GoBD. Im Jahr 2014 hat die Finanzverwaltung Regelungen für die elektronische Buchführung und die Belegerfassung erlassen und das in Form der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Vor allem beim Einsatz von Datenverarbeitungssystemen (CRM- oder ERP-System, Buchhaltung, etc.) spielt die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle. Darin laufen Prozesse ab, die von außen nicht so einfach nachvollziehbar sind. Mit Hilfe der Verfahrensdokumentation werden die Prozesse verständlich dargestellt und die Manipulation der Daten kann so möglichst ausgeschlossen werden.

Welche Vorteile hat eine Verfahrensdokumentation?

• Bessere Ausgangsposition bei der Betriebsprüfung
• Hinzuschätzungen werden für diesen Bereich nicht fällig
• Die Abläufe im Unternehmen werden sicherer
• Verantwortlichkeiten werden den Mitarbeiter*innen eindeutig zugewiesen
• Durch Funktionstrennung sinkt die Anfälligkeit der Verfahren im Unternehmen
• Prozesse werden im Rahmen der Verfahrensdokumentation hinterfragt und verbessert
• Gewachsene Ineffizienzen können erkannt und beseitigt werden
• Prozesse, die Geschäftsvorfälle nicht richtig abbilden, können angepasst werden
• Gewinnung von Transparenz über die Abläufe im Unternehmen, was in Zeiten der Digitalisierung existenziell ist
• Erkennung von Automatisierungspotenziale
  
  

Konsequenzen bei fehlender Verfahrensdokumentation?

Wenn im Rahmen einer Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden kann, führt das zu einer negativen Bewertung des Gesamtbilds der Prüfung. Wenn zusätzliche Schwachstellen in der Buchführung hinzukommen, kann dies zu einer negativen Bewertung des Gesamtbilds der Prüfung führen und die Wahrscheinlichkeit von Hinzuschätzungen und Strafzinsen erhöhen.

Wer erstellt eine Verfahrensdokumentation?

Erste Ansprechpartner*innen sind oft Steuerberater*innen. Da die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für jedes Unternehmen individuell erfolgen muss, kann dies ein großer Aufwand für Steuerberater*innen sein. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, den Aufwand für Steuerkanzleien zu reduzieren, in dem Experten hinzugezogen werden. 

Das Team von VerfahrensDoku24.de unterstützt Unternehmen bei der Erstellung einer vollständigen Verfahrensdokumentation. Wir arbeiten dabei eng mit dem Unternehmen und dessen Steuerberater*in zusammen, damit eine reibungslose Buchführung durchgeführt werden kann. Und da Verfahrensdoku24 ein von der BAFA-autorisiertes Beratungsunternehmen ist, haben Unternehmen die Möglichkeit einer finanziellen, staatlichen Förderung für unsere Beratungsleistung. Dabei können bis zu 80 % der Kosten, die im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation anfallen, durch die BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) bezuschusst werden.

Fazit

Sofern ein Unternehmen noch keine Verfahrensdokumentation vorliegen hat, ist es äußerst empfehlenswert, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, um sich auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten und mögliche Risiken zu minimieren. Unternehmen sollten jedoch auch darauf achten, dass die Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert wird, um Änderungen in den betrieblichen Abläufen und Prozessen zu berücksichtigen. Es ist anzuraten, sich eine Verfahrensdokumentation schriftlich erstellen zu lassen. Vor allem auch vor dem Hintergrund, dass Finanzprüfer*innen seit 2015 das Recht haben, sich vom Unternehmen eine schriftliche Dokumentation vorlegen zu lassen.

Unterstützung von Verfahrensdoku24

Wir unterstützen Unternehmen mit unserem Expertenwissen und helfen bei der betrieblichen Prozessgestaltung sowie der Optimierung der Strukturen und erstellen eine Verfahrensdokumentation, um sicher und professionell durch die Betriebsprüfung zu gelangen. 

Rufen Sie uns gerne an 07181/4 92 19 60 oder schreiben Sie uns info@verfahrensdoku24.de