Verfahrensdokumentation für Kosmetik- oder Nagelstudios

Die Verfahrensdokumentation wird bereits seit vielen Jahren gefordert und von vielen stiefmütterlich behandelt. Im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau wird mittlerweile vermehrt nach einer Verfahrensdokumentation durch den Finanzbeamten gefragt. Gerade Branchen wie Kosmetikstudios oder Nagelstudios treten vermehrt in das Visier der Prüfer, da hier immer wieder Gelder vorbei an der Kasse und somit am Finanzamt geschleust werden.

Wie kann bei Kosmetik- oder Nagelstudios im Rahmen einer Betriebsprüfung geprüft werden?

Betriefsprüfung im Nagel- oder KosmetikstudioEin besonderes Augenmerk bei einer Betriebsprüfung wird immer wieder auf die eingekauften Waren und den Verbrauch gelegt. Dabei sollte ein Gleichgewicht zwischen Einkauf, Verbrauch und Umsatz vorhanden sein. Sollte es z.B. beim Einkauf von Nagellack zu einer größeren Diskrepanz z.B. im Vergleich zu den entsprechenden Behandlungen kommen, dann haben Sie im Rahmen der Betriebsprüfung die Verpflichtung, glaubhaft darzustellen warum es zu dieser Differenz gekommen ist. Dabei ist die Verfahrensdokumentation mit den entsprechenden Prozessbeschreibungen sehr sinnvoll, um transparent darzustellen, wann Ware vernichtet wird oder für Testzwecke eingesetzt wurde.

Hier gilt ganz klar das Prinzip der Mitwirkungspflicht: Der Steuerpflichtige muss nachweisen, dass alles ordnungsgemäß abgelaufen ist, nicht umgekehrt!

 

Was passiert bei Unstimmigkeiten in der Betriebsprüfung bei einem Kosmetik- oder Nagelstudio?

Eine Buchführung kann, wenn mehrere Schwachstellen festgestellt werden, verworfen werden. Das bedeutet, dass es Hinzuschätzungen für die letzten Jahre geben kann. Wenn größere Mängel bei einer Betriebsprüfung gefunden werden, kann der Prüfungszeitraum schnell von 5 Jahren auf 10 Jahre erweitert werden.

 

Aus welchen Gründen kann es zur Verwerfung der Buchführung kommen?

  • Fehlende Kassenbons, Stornobelege, Tagesabschlüsse
  • Unvollständige Inventur bzw. falsche Lagerwerte bei Prüfung
  • Fehlende Nachweise über Warenverbrauch, wenn z.B. Ware vernichtet wird (Verfallsdatum erreicht)
  • Ungereimtheiten in der Kassenabrechnung

 

Wie schützt Sie eine Verfahrensdokumentation?

Alle Geschäftsprozesse, wie z.B. Bargeldgeschäft, der Zahlungsfluss, die Terminvereinbarungen und das Thema Kasse im Allgemeinen sollten in einer Verfahrensdokumentation thematisiert und genau beschrieben werden. Dabei ist es wichtig, die Prozesse auch genauso GoBD-konform zu leben, wie diese in der Verfahrensdokumentation beschrieben wurden.

Mit einer ausführlichen Verfahrensdokumentation, die alle Prozesse die in einem Kosmetik- oder Nagelstudio vorkommen, genau beschreibt, sind Sie für Ihre nächste Betriebsprüfung sehr gut vorbereitet.

 

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