Verfahrensdokumentation für das Handwerk

Sie als Handwerksbachbetrieb setzen je nach Branche zahlreiche IT-Systeme ein, die für die Buchhaltung relevant sind. So läuft beim Bäcker der Hauptumsatz über ein GoBD-konformes Kassensystem. Beim Klempner, Elektriker oder Heizungsbauer hingegen werden die Zahlungen meist per Rechnung und damit per Überweisung oder Lastschrift beglichen. Das zur Erstellung der Rechnungen notwendige ERP-System wird in einer Verfahrensdokumentation genauso wie die Systeme zur Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung oder Finanzbuchhaltung detailliert beschrieben. Ebenso ist es wichtig, dass der Umgang mit Papierbelegen oder Belegen, die bereits gescannt werden, genau dokumentiert wird.

Benötige ich als kleiner Handwerksfachbetrieb tatsächlich eine Verfahrensdokumentation?

Klempner bei der Arbeit

Prinzipiell benötigen alle Unternehmen, die die Buchhaltungsprozesse bzw. Teile davon über Datenverarbeitungssysteme durchführen, eine Verfahrensdokumentation. Somit benötigt auch ein Handwerksbetrieb eine Verfahrensdokumentation, egal welche Größe Ihr Unternehmen hat.  

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist generell nichts Neues und wird mittlerweile auch häufig bei der Prüfung eines Handwerkerbetriebes durch den Betriebsprüfung verlangt. Dabei werden alle Buchhaltungsprozesse von der Belegerzeugung bzw. vom Belegeingang bis zur Buchung beschrieben. 


Warum ist eine Verfahrensdokumentation gerade für mich als Handwerksbetrieb wichtig?

Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt immer von der eingesetzten Software bzw. Hardware und Ihren individuellen Prozessen ab. Dabei kann es bei einem Handwerker vorkommen, dass nicht nur Softwaresysteme am PC, sondern auch produzierende Systeme wie z.B. CNC-Fräsen oder Sägen in die Prozesse der Buchhaltung einbezogen werden können und müssen. Dies ist z.B. der Fall, wenn eine Säge oder Fräse an einen Planungscomputer angeschlossen ist und selbstständig den Verbrauch oder die erzeugten Stückzahlen misst oder protokolliert. Solche Daten können herangezogen werden, um eventuelle Lagerschwankungen bei Rohstoffen zu erklären. 

Dies kann unter Umständen sehr hilfreich sein, wenn der Verbrauch von Lagerrohstoffen deutlich höher ist als die erzeugten oder produzierten Endstücke. In einer Verfahrensdokumentation werden für solche Vorgänge genaue Prozesse definiert. Hilfreich ist diese Prozessdokumentation in der täglichen Arbeit, wenn solche Fehlproduktionen eindeutig protokolliert werden und man dadurch auch über Jahre hinweg kritischen Fragen der Finanzbeamten sicher Rede und Antwort stehen kann. 

Eine ausführliche Verfahrensdokumentation beschreibt also die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen und dient gleichzeitig auch als Arbeitsbeschreibung für neue Mitarbeiter und um selbst alle Prozesse des Unternehmens bestens im Blick zu haben. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die Prozesse einheitlich abarbeiten und gleichzeitig bietet es Ihnen die Möglichkeit bestehende Abläufe zu optimieren. 


Welche Konsequenzen hat das Fehlen einer Verfahrensdokumentation?

Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation im Falle einer Buchprüfung, in Verbindung mit der ein oder anderen Ungereimtheit oder Fehlern in der Buchhaltung, kann zur Widerrufung Ihrer gesamten Buchhaltung der letzten drei bis maximal zehn Jahre führen. Die dann aufgerufenen Hinzuschätzungen sind in der Regel sehr kostenintensiv. 

Es empfiehlt sich also immer, unabhängig davon, ob eine Betriebsprüfung direkt in Haus steht, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Behalten Sie immer den Überblick über Ihre Prozesse und seien Sie für die nächste Betriebsprüfung optimal vorbereitet. Wir unterstützten Sie dabei. Verfahrensdoku24 erstellt Verfahrensdokumentationen für Handwerksbetriebe.  



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Wir sind ein von der BAFA-autorisiertes Beratungsunternehmen, was für Sie die Möglichkeit finanzieller, staatlicher Förderung für unsere Beratungsleistung mit sich bringt. Dabei können bis zu 80 % der Kosten, die im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation anfallen, durch die BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) bezuschusst werden. Sichern Sie sich Ihre Fördergelder!

 

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