Verfahrensdokumentation für den E-Commerce

Im Onlinehandel haben Sie als Händler, der über Kanäle wie Ebay, Amazon, Etsy und noch über das eigene Shopsystem verkauft, mit einer enormen Menge an Zahlungsdaten zu kämpfen. Dabei geht es häufig um tausende Transaktionen pro Monat.

Datenverarbeitung im Onlinehandel

Ein händisches Verarbeiten dieser tausenden Daten ist eigentlich nicht möglich, da das viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde und sehr fehleranfällig wäre. Um eine automatische Verarbeitung der Daten führt kein Weg vorbei. Rechnungen für die Endkunden werden automatisch erstellt und mit richtigem Steuersatz für die jeweilige Lieferung versehen. Die Zahlungsdaten von Amazon, PayPal, Klarna und Co werden meist mit einem Tool für den Zahlungsabgleich für die Buchhaltung aufbereitet. An diesen und noch mehr Stellen setzen Sie Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme) ein. Das ist nur einer der Gründe warum Sie immer weiter in den Fokus der Finanzverwaltung und somit der Betriebsprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen geraten.

 

Wo liegen im Rahmen einer Betriebsprüfung die Schwachstellen von Onlinehändlern?

Betriebsprüfung beim OnlinehändlerDie Finanzbehörde will bei den Unternehmen ansetzen, bei denen viel Potenzial besteht, Steuern – gewollt oder nicht gewollt – an der Behörde vorbei zu schleußen. Dabei sind Sie als Händler im E-Commerce auch im Blickfeld, da vor allem bei Verkäufen ins Ausland die Lieferschwellen der einzelnen Länder oft nicht ordnungsgemäß beachtet werden.

Zusätzlich sind die DV-Systeme ohne eine Verfahrensdokumentation nicht transparent genug. Das Nachvollziehen von Prozessen und Abläufen in den DV-Systemen ist ohne eine Dokumentation meist nicht möglich. Darum benötigen Sie dringend eine Verfahrensdokumentation, um in der nächsten Betriebsprüfung die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nach GoBD für Ihre Prozesse vorlegen zu können.

 

Was passiert bei Unstimmigkeiten in der Betriebsprüfung bei einem Onlinehändler?

Wenn Lieferschwellen bei Verkäufen ins Ausland nicht ordnungsgemäß beachtet werden und in diesen Fällen die Rechnungen mit deutscher ausgewiesener Umsatzsteuer ausgestellt werden, schulden Sie Steuer gemäß § 14c Abs. 1 UstG in Deutschland und zusätzlich haben Sie eine Steuerschuld im Ausland. Die Summen, die dabei entstehen, können enorm sein. Häufig können sich Onlinehändler die nachträgliche Versteuerung von zusätzlichen 19 % oder mehr für einige zurückliegende Jahre nicht leisten.

Wenn die Prozesse Ihrer DV-Systeme für den Prüfer nicht nachvollziehbar sind, beeinflusst es die Gesamtbewertung des Betriebsprüfers zusätzlich negativ.

 

Wie schützt Sie eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation kann für solche Situationen vorsorgen. Darin sind über alle Unternehmensprozesse hinweg, die in Verbindung mit der Buchhaltung stehen, transparente Erläuterungen festgehalten. Die Regelkonformität spielt hierbei eine große Rolle. Die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien kann hierüber gewährleistet werden. Durch eine umfangreiche Dokumentation weiß jeder Mitarbeiter was er zu tun hat und gemeinsam als Unternehmen können Sie sich somit einfacher an Regelungen und Verordnungen halten, da diese vorab genaustens analysiert und dann festgehalten werden.

 

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