Abhängig vom Standort und der nötigen Lagerkapazität kann das Aufbewahren von Papierbelegen kostenintensiv sein. Aber dies muss nicht immer sinnvoll sein. Thema: Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen
Was ist das Ersetzende Scannen?
Belege in Papierform werden eingescannt, digital archiviert und im Anschluss wird der Papierbeleg vernichtet. So die Theorie. Doch was so einfach klingt, ist komplex in der Umsetzung. Die Papierbelege dürfen nicht einfach so vernichtet werden. Es müssen dafür bestimmte Anforderungen erfüllt werden:
- Der Beweiswert eines Dokuments muss erhalten bleiben. Alle Dokumente und die damit einhergehenden Informationen, die in ein Archiv überführt werden, sind nicht nur für die Besteuerung relevant, sondern können im Zweifel auch als Gegenstand in einem Gerichtsverfahren herangezogen werden. Es muss also unbedingt verhindert werden, dass durch die Vernichtung des Originaldokuments die Beweissituation nicht verschlechtert wird.
- Es muss ein Prozess im Unternehmen für das Ersetzende Scannen etabliert werden. Dabei müssen konkrete Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen festgelegt werden, um sicherzustellen, dass das Digitalisat dem Originaldokument entspricht.
- Für den oben genannten Prozess wird eine ausführliche Verfahrensdokumentation benötigt.
- Die Digitalisate müssen dauerhaft (über die Aufbewahrungsfrist von meist 10 Jahren) auf Datenträgern gespeichert werden. Die Dokumente müssen dann unmittelbar und jederzeit reproduzierbar zur Verfügung stehen. Der Einsatz eines DMS (Dokumenten-Management-Systems) ist an dieser Stelle auf jeden Fall sinnvoll.
Nachteile des Ersetzenden Scannens?
- Anschaffung (teurer) Hardware. Anforderungen: hohe Geschwindigkeit beim Scannen, Lösung für das Erkennen von ein- und mehrseitigen Belegen, Einstellung von festen Scanprofilen.
- Regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende.
- Strikte Einhaltung von festgelegten Unternehmensprozessen und Kontrollmechanismen.
- Erstellung einer sehr umfangreichen und detaillierten Verfahrensdokumentation.
- Nicht zu 100 % rechtssicher, dass Belege im Anschluss vernichtet werden. Das wird aber erst im Falle einer Betriebsprüfung bemerkt, die erst dann stattfindet, wenn die Dokumente bereits vernichtet sind. Bisher gibt es keine Urteile, die Rechtssicherheit bieten.
Alternative Lösungsansätze?
Reduzierung der Anzahl der Belege, die in Papierform im Unternehmen eingehen. Gehen Sie auf alle Lieferanten und sonstige Unternehmen zu, die Ihnen Papierbelege senden. Stellen Sie die Versandart der Rechnung auf E-Mail oder Onlineportale um. Je geringer die Anzahl der Papierdokumente, desto weniger relevant ist die Alternative des Ersetzenden Scannens. Mit wenig Aufwand, kann hier viel erreicht werden.
Fazit
Erstmal: Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, ob es den Weg des Ersetzenden Scannens gehen möchte. Wir empfehlen unseren Kunden nur in Einzelfällen diesen Weg zu gehen. Das Ersetzende Scannen ist durch seine sehr hohen Anforderungen komplex und anspruchsvoll in der Umsetzung. Um Soft- und Hardware anzuschaffen und Mitarbeiter zu schulen, fallen bereits so hohe Kosten an, dass sich die Umsetzung im Verhältnis zu den sonst anfallenden Lagerkosten von Papierbelegen nicht lohnen. Weshalb wir auch vom aufwändigen Prozess des Ersetzenden Scannens abraten.
